Due diligence vid företagsköp och risken med ägarberoende

Vad operativ due diligence kan visa

Operativ due diligence handlar om verksamhetens förutsättningar att fungera och utvecklas efter ett förvärv. Den omfattar mer än processer: även organisation, kapacitet, system, kostnader och behov av förbättringar kan ingå. Deloitte beskriver bland annat robustheten i verksamheten som en central fråga. ^[1]

En viktig del är att granska personberoendet. Vilka delar av försäljningen, leveransen och uppföljningen fungerar genom tydliga arbetssätt? Var krävs fortfarande att en viss person minns, beslutar eller ingriper?

För köparen kan svaren påverka både förvärvsbeslutet och planen efter tillträdet. Det kan behövas investeringar, utbildning eller förstärkning av organisationen för att upprätthålla den prestation som köpet bygger på.

Ägarberoende och nyckelpersoner efter ett företagsköp

Efter ett ägarbyte kan roller, mandat och incitament förändras. Ägaren kanske ska lämna den operativa verksamheten. Nyckelpersoner kan känna osäkerhet eller välja att gå vidare. BDC lyfter övergångsrisken och frågan om kundrelationerna stannar i bolaget när säljaren lämnar. ^[2]

Köparen behöver därför undersöka vad som händer när dagens personer inte längre arbetar på samma sätt. Hur överförs deras ansvar, kunskap och relationer? Vem kan fatta besluten? Vilka kostnader uppstår när någon annan ska ta över ägarens arbete?

Ett självgående företag behöver fortfarande ledning och kompetenta människor. Här betyder självgående att det löpande arbetet kan fortsätta utan att ägaren måste samordna och godkänna varje viktigt steg.

Checklista för att granska personberoendet i din due diligence

Ett praktiskt sätt att bedöma riskerna är att be bolaget visa konkreta exempel inom sex områden:

1. Ägarens faktiska arbetsinsats. Vilka uppgifter, beslut och kundkontakter hanterar ägaren varje vecka? Finns det kapacitet och kompetens att ta över, och vad kostar det?
2. Kundrelationerna. Vem äger relationen till de viktigaste kunderna? Finns historik, överenskommelser och nästa steg tillgängliga för fler, och har kunderna kontakt med fler än ägaren?
3. Bolagets know-how. Var finns kunskapen om prissättning, leverans, kvalitet och undantag? Kan andra använda den, eller måste de fråga en viss person?
4. Ansvar och ersättare. Vem driver varje kritiskt arbetsflöde? Har personen mandat att agera, och finns en fungerande ersättare vid frånvaro?
5. System och uppföljning. Går det att se status, förseningar och avvikelser i gemensamma system? Är KPI:erna tillförlitliga och används de för att styra verksamheten?
6. Överlämningen efter köpet. Finns en realistisk plan för kunskapsöverföring, kundintroduktioner och fortsatt engagemang hos nyckelpersoner? Vem ansvarar för att den genomförs?

Be om bevis på att processerna fungerar

En processbeskrivning i ett datarum visar hur arbetet är tänkt att fungera. För att bedöma robustheten behöver du också se hur arbetet faktiskt utförs.

Följ några verkliga ärenden från start till avslut. Jämför instruktionerna med systemhistorik, överlämningar och medarbetarnas beskrivningar. Undersök vad som hände vid tidigare frånvaro och hur teamet hanterade ett problem utan ägarens hjälp.

Tänk dig en kundorder som passerar sälj, planering och leverans. Om varje avvikelse måste lösas av ägaren finns ett beroende kvar, även om arbetsflödet är dokumenterat. Om teamet däremot har information, mandat och tydliga regler för när ett ärende ska lyftas vidare blir arbetet lättare att ta över.

Tydliga arbetsflöden visar vad vem när och hur

För varje kritiskt arbetsflöde bör fyra frågor ha tydliga svar:

Vad

Vad ska göras och vilket resultat eller kvalitetskrav ska uppnås?

Vem

Vem ansvarar, vem får fatta beslut och vem tar över vid frånvaro?

När

Vad sätter i gång arbetet, när ska nästa steg vara klart och när ska en försening lyftas vidare?

Hur

Vilken information, arbetsmetod, systemåtkomst och kontroll behövs?

Komplettera med relevanta KPI:er, exempelvis ledtid, leveransprecision, fel, marginal och hur många ärenden som kräver ägarens ingripande. Följ utvecklingen över tid. Det ger ett bättre underlag för att bedöma om bolaget blir mindre personberoende.

Förbereda företagsförsäljning genom att minska ägarberoendet

Om du vill sälja ditt företag i framtiden behöver du kunna visa hur verksamheten fungerar när du kliver åt sidan. BDC lyfter starka ledningsteam, dokumenterade processer och tydliga system som faktorer som kan stärka överlåtbarhet och företagsvärde. ^[3]

Börja med de arbetsflöden där ett avbrott skulle påverka intäkter, leverans eller kundrelationer mest. För över kunskap, fördela mandat och låt teamet arbeta enligt rutinerna. Följ sedan upp resultatet. Att processerna används, lärs ut och hålls aktuella är en viktig del av arbetet. ^[4]

Det kan minska köparens osäkerhet och stärka ditt förhandlingsläge. Hur mycket det påverkar försäljningspriset beror också på bland annat lönsamhet, tillväxt, marknad och vem köparen är.

Så kan automatisering och AI stödja bolagets arbetsflöden

När arbetssätten är tydliga kan automatisering hjälpa till med tilldelning av uppgifter, påminnelser, överlämningar och uppföljning. AI kan exempelvis göra godkända instruktioner och tidigare erfarenheter lättare att hitta, sammanfatta ärenden och förbereda beslutsunderlag.

Det kan göra mer av bolagets know-how tillgänglig för teamet. Kunskapen behöver samtidigt hållas aktuell, och ansvar och kontroller behöver vara tydliga även när tekniken utför delar av arbetet. Förmågan att hantera verkliga situationer behöver också överföras genom träning och praktisk erfarenhet.

Kartlägg arbetsflödena inför ett köp eller en framtida försäljning

På AI Workflow Partner börjar vi med hur verksamheten faktiskt fungerar. Vi kartlägger kritiska arbetsflöden, synliggör personberoenden och tydliggör vad, vem, när och hur. Därefter prioriterar vi automatisering och AI där det kan ge störst affärsnytta.

För en företagsköpare kan en sådan kartläggning komplettera den finansiella och juridiska due diligencen med ett konkret underlag om arbetsflöden och operativa beroenden. För en säljare kan den visa vilka förbättringar som bör göras inför en framtida företagsförsäljning.

Planerar du att köpa ett företag eller vill du förbereda ditt bolag för en framtida försäljning? Boka ett första samtal på 30 minuter med AI Workflow Partner.